Nel colorato mosaico del mondo aziendale, la qualità è il tassello che dà valore all'intera immagine. È un elemento insostituibile che distingue le realtà di successo da quelle che faticano a tenere il passo.
E uno degli strumenti chiave per garantire e migliorare la qualità è l'audit ISO 9001.
Ma cos'è realmente un audit ISO 9001? È un procedimento burocratico ostico e pieno di insidie, o è un alleato prezioso per far risplendere la tua azienda? Come funziona, e perché è diventato così fondamentale nel panorama imprenditoriale odierno?
In questo articolo, ci avventureremo nel cuore degli audit ISO 9001, esaminandone tutti gli aspetti e mostrando come possono diventare un formidabile strumento di successo per la propria attività.
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Che Cos'è l'Audit ISO 9001 o verifica ispettiva?
Gli audit ISO 9001 sono parte integrante del sistema di gestione della qualità (SGQ) basato sulla norma ISO 9001. Questi audit si concentrano sull'analisi dei processi aziendali per garantire la conformità con le specifiche della norma ISO 9001, ossia un set di criteri internazionali per la gestione della qualità.
La parola "audit" può spaventare, ma in realtà è un modo efficace per migliorare e assicurare la qualità dei processi aziendali.
È doveroso, infatti, sottolineare che gli audit NON costituiscono una “minaccia” come molti credono: NON sono un interrogatorio per cercare un colpevole ma costituiscono grande opportunità di crescita verso un continuo miglioramento.
Esplorando la classificazione degli audit ISO 9001
Chi l'ha detto che il mondo degli audit ISO 9001 è come un labirinto inestricabile? Sì, ci sono tanti tipi di audit e potrebbe sembrare di passeggiare in un bosco di acronimi e termini tecnici.
Ma non temete! Abbiamo preparato per voi una guida che vi aiuterà a sbrogliare la matassa.
Prima classificazione: audit di interni, di seconda parte e di terza parte
La differenza tra gli audit interni, di seconda parte e di terza parte risiede in chi
conduce l'audit e qual è l'obiettivo dell'audit.
🔸1.1 AUDIT INTERNI (o Audit di Prima Parte)🔸
Come suggerisce il nome, gli audit interni sono condotti dall'interno dell'organizzazione e sono focalizzati sul miglioramento interno.
Questi possono essere realizzati da personale interno addestrato o da consulenti esterni incaricati dall'organizzazione stessa. Il loro obbiettivo è valutare e migliorare l'efficacia del sistema di gestione della qualità dell'organizzazione.
Essi sono un componente chiave del miglioramento continuo e sono richiesti dalla norma ISO 9001.
🔸1.2 AUDIT DI SECONDA PARTE🔸
Questi audit sono condotti da parti esterne che hanno un interesse diretto nell'organizzazione, come i clienti o altre parti interessate.
L'obiettivo di questi audit è di valutare se l'organizzazione è un fornitore o partner commerciale affidabile.
Ad esempio, un'azienda può richiedere un audit di seconda parte a un fornitore per assicurarsi che i suoi processi di qualità soddisfino le aspettative dell'azienda.
🔸1.3 AUDIT DI TERZA PARTE🔸
Gli audit di terza parte sono condotti da organismi di certificazione indipendenti.
Questi audit sono utilizzati per determinare se un'organizzazione merita la certificazione ISO 9001.
Durante un audit di terza parte, l'auditor esaminerà l'intero sistema di gestione della qualità dell'organizzazione per assicurarsi che rispetti tutti i requisiti della norma ISO 9001. Inoltre garantirà che gli standard definiti dall'azienda siano effettivamente seguiti dalle persone che la compongono.
Se l'organizzazione passa l'audit, l'organismo di certificazione emetterà un certificato ISO 9001.
Seconda classificazione: audit di prodotto, di processo, di programma e di sistema
Gli audit possono essere ulteriormente suddivisi in base a cosa viene esaminato, dando vita ad uno schema piramidale: alla base abbiamo gli audit di prodotto e di processo, che formano le fondamenta. Salendo un gradino, incontriamo gli audit di programma. Infine, al vertice della piramide, troviamo gli audit di sistema, che integrano e sintetizzano tutti i livelli sottostanti.
🔸2.1 AUDIT DI PRODOTTO (O DI SERVIZIO)🔸
Un audit di prodotto si concentra sulla conformità del prodotto o del servizio finale ai requisiti specificati. Questo può includere la conformità ai requisiti del cliente, ai requisiti legali e regolamentari, e ai requisiti dell'ISO 9001.
Durante un audit di prodotto, l'auditor potrebbe esaminare i dati di prova del prodotto, i registri di produzione e le specifiche del prodotto.
🔸2.2 AUDIT DI PROCESSO🔸
Questo tipo di audit si concentra sui processi individuati all'interno dell'organizzazione. Durante un audit di processo, l'auditor esamina come un particolare processo viene eseguito e se rispetta i requisiti dell'ISO 9001 e gli standard definiti dall'azienda.
Questo può comprendere l'esame di come le risorse processo specifico dall'inizio a fineineneegono registrati e analizzati, e come vengono impllibro, è in regaloegaloegalegaege miglioramento,è in èli.
🔸2.3 AUDIT DI PROGRAMMA🔸
Un audit di programma esamina la gestione di un gruppo di progetti o attività per assicurarsi che vengano gestiti in modo efficace e che i risultati previsti siano raggiunti.
Durante un audit di programma, l'auditor può esaminare la pianificazione del programma, la gestione dei rischi, la gestione delle parti interessate, e la misurazione e il monitoraggio delle prestazioni del programma.
🔸2.4 AUDIT DI SISTEMA🔸
Un audit di sistema prende in considerazione l'intero sistema di gestione della qualità. L'auditor esamina come le varie parti del sistema lavorano insieme per soddisfare i requisiti dell'ISO 9001.
Questo può includere l'esame del coinvolgimento della direzione, della pianificazione della qualità, del monitoraggio e della misurazione, e della gestione delle risorse.
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Terza classificazione: verifiche orizzontali, verticali, traccia avanzamento e a ritroso
🔸3.1 VERIFICHE ORIZZONTALI🔸
Note anche come "audit di processo", esaminano un processo specifico dall'inizio alla fine attraverso tutti i diversi dipartimenti o funzioni che coinvolge.
Questo approccio è utile per identificare eventuali problemi o inefficienze che si verificano nel passaggio di informazioni o materiali da un dipartimento all'altro.
🔸3.2 VERIFICHE VERTICALI🔸
Note anche come "audit di prodotto", esaminano tutte le attività associate a un singolo prodotto o servizio (dalla progettazione e sviluppo alla produzione, consegna e assistenza post-vendita) per assicurarsi che tutte le fasi del ciclo di vita del prodotto o servizio siano conformi ai requisiti del sistema di gestione della qualità e a quelli del cliente.
🔸3.3 TRACCIA DI AVANZAMENTO🔸
Questa verifica la sequenza di attività in un processo dal suo inizio al suo completamento, per verificare che ciascuna attività sia eseguita in modo corretto e che le attività siano completate in un ordine logico e efficiente.
🔸3.4 TRACCIA A RITROSO🔸
A differenza della traccia di avanzamento, inizia con il prodotto o risultato finale di un processo e segue le attività all'indietro fino all'inizio del processo. Questo approccio è utile per individuare la causa di eventuali problemi rilevati nel prodotto o risultato finale.
A cosa serve un Audit 9001?
Un audit ISO 9001 serve a diverse finalità importanti all'interno di un'organizzazione. Ecco le principali:
✅ Verifica della conformità: l'obiettivo principale è verificare se l'organizzazione è conforme ai requisiti della norma ISO 9001, e quindi valutare se ha implementato ed efficacemente gestisce un sistema di gestione della qualità.
✅ Identificazione delle aree di miglioramento: attraverso l'analisi dei processi, è possibile individuare inefficienze, lacune e potenziali rischi che possono essere affrontati e corretti per migliorare la qualità complessiva.
Inoltre consente di prendere decisioni informate per il miglioramento continuo.
✅ Assicurazione della qualità: fornisce un'assicurazione sia interna che esterna che l'organizzazione ha implementato un sistema di gestione della qualità adeguato e che si impegna per il miglioramento continuo.
Ciò può aumentare la fiducia dei clienti, dei fornitori e delle altre parti interessate nell'organizzazione.
✅ Preparazione per la certificazione ISO 9001: un'organizzazione può utilizzare gli audit interni come strumento di preparazione per la certificazione ISO 9001: si identificano eventuali lacune o non conformità e intraprendono azioni correttive prima dell'audit di certificazione da parte di un organismo di certificazione esterno.
Come funzionano gli audit ISO 9001? Cosa fa un auditor ISO 9001?
Gli audit ISO 9001, come menzionato prima, seguono un processo strutturato che include pianificazione, esecuzione, reporting, eventuali azioni correttive e follow-up. In ciascuna di queste fasi, l’auditor ha funzioni ben precise.
1️⃣ Pianificazione: È la fase fondamentale per un audit di successo.
L'auditor deve conoscere l'azienda e il suo sistema di gestione della qualità. Deve inoltre definire gli obiettivi dell'audit, selezionare la squadra di audit e preparare un piano di audit che comprenda le aree da esaminare, le risorse necessarie e il calendario dell'audit (coerente ai programmi di audit stabiliti dall'azienda).
2️⃣ Esecuzione dell'Audit: dopo la riunione di apertura, l'auditor raccoglie le prove dell'audit (oggettive e verificabili) attraverso interviste, osservazioni, ispezioni sul posto, revisioni dei documenti e dei dati.
L'obiettivo è di valutare se il sistema di gestione della qualità dell'organizzazione è conforme ai criteri dell'audit (e quindi ai requisiti della norma ISO 9001).
3️⃣ Rapporto dell'Audit: dopo la riunione di chiusura, l'auditor prepara un rapporto di audit che descrive in dettaglio i risultati dell'audit, compresi i punti di forza, le aree di miglioramento e le eventuali non conformità riscontrate.
4️⃣ Azioni Correttive: se durante l'audit vengono identificate situazioni in cui l'organizzazione non è conforme ai requisiti della norma ISO 9001, l'auditor registra queste non conformità nel rapporto di audit. L’organizzazione, quindi, deve prendere delle azioni correttive per risolverle.
5️⃣ Follow-up dell'Audit: nell'ultima fase dell'audit, l'auditor può condurre un follow-up per verificare se le azioni correttive sono state efficaci e, in generale, può condurre un’attività di monitoraggio periodico per verificare che l'organizzazione mantenga il proprio sistema di gestione della qualità conforme ai requisiti della norma ISO 9001.
Quando eseguire un audit ISO 9001? Audit interni vs audit di terza parte
La frequenza degli audit ISO 9001 dipende da diversi fattori, tra cui la dimensione e la complessità dell'organizzazione, i rischi associati alle sue attività, i requisiti normativi e le esigenze delle parti interessate.
➡️ Tuttavia, la norma ISO 9001 richiede che gli audit interni siano pianificati e condotti a intervalli pianificati.
Gli audit interni di prima parte dovrebbero essere condotti almeno una volta all’anno, ma il nostro consiglio è di usare questa attività come leva per il miglioramento continuo. Una azienda che performa fa audit ai propri processi con frequenze mensili.
Oltre a questo, un audit interno di prima parte è necessario quando:
🔶 Avvengono cambiamenti significativi nell'organizzazione, in risposta a problemi di qualità o reclami
🔶 Si deve verificare l’attuazione delle azioni correttive (se nell’audit precedente si sono verificate delle non conformità) e la loro effettiva efficacia
➡️ L'audit di terza parte, condotto da un organismo di certificazione esterno per ottenere la certificazione ISO 9001, viene eseguito in base a una pianificazione separata e può avvenire meno frequentemente, solitamente ogni anno.
Conclusione
Come abbiamo visto, l'audit ISO 9001 è un argomento ricco e variegato, che comprende diversi aspetti, prospettive e angolazioni.
Ci siamo soffermati sui diversi tipi di audit, la loro classificazione, il processo tramite cui si svolgono, la loro tempistica, l'importanza che hanno nella gestione della qualità, nella preparazione per la certificazione ISO 9001 e nell’aumentare la fiducia di clienti e fornitori.
Comprendere a fondo il mondo degli audit ISO 9001 può risultare complesso e stressante: il labirinto di regolamenti, requisiti e procedure richiede una conoscenza approfondita e aggiornata.
Nonostante ciò, speriamo che questa breve guida abbia apportato un po' di chiarezza, offrendo un'introduzione essenziale a questa realtà fondamentale per la qualità aziendale.
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